8. WARTOŚCIOWANIE DOKUMENTACJI. TEORIA I PROCEDURY
Nadzór archiwalny to nazwa używana dla określenia całości działań podejmowanych przez archiwa państwowe w zakresie kształtowania zasobu archiwalnego. Pojęcie to nie występuje w Ustawie z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, ale zostało usankcjonowane w nazwach komórek organizacyjnych archiwów państwowych powołanych do wykonywania nadzoru archiwalnego.
Kształtowanie zasobu archiwalnego jest jednym z podstawowych zadań w działalności archiwów państwowych. Jego celem jest możliwie najpełniejsze zabezpieczenie dla potomności dokumentacji o wartości historycznej, powstającej w związku z działalnością twórców zespołów. Funkcja ta nabiera stopniowo znaczenia w związku z pojawieniem się masowej produkcji aktowej oraz z powodu wzrostu zainteresowania najnowszymi archiwaliami.
Współczesne metody kształtowania zasobu archiwalnego polegają na selekcji i nadzorze nad narastającym zasobem archiwalnym. Narastającym zasobem archiwalnym archiwiści określają dokumentację pozostającą u jej twórców (w biurach, archiwach zakładowych, składnicach akt), przed jej przekazaniem do archiwów z zasobem historycznym. Najwięcej uwagi archiwa poświęcają selekcji, która ma decydujące znaczenie dla kształtowania zasobu archiwalnego.
Przyczyną selekcji jest brak możliwości i miejsca na przechowywanie całej wytworzonej dokumentacji oraz występująca w niej powtarzalność dokumentów i informacji. Celem selekcji jest wydzielenie materiałów archiwalnych, które należy koniecznie zachować jako wieczyste - od pozostałej dokumentacji, z której wieczystego przechowywania można zrezygnować. Selekcja polega więc na naukowej ocenie wartości dokumentacji i poprzedza właściwe wydzielenie materiałów wieczystych z całej produkcji dokumentacyjnej (tj. brakowanie). W toku długoletnich doświadczeń archiwistów wypracowane zostały archiwalne metody selekcji, których istotnym narzędziem są kryteria oceny dokumentacji.
Kryteria oceny wartości dokumentacji (za: Bohdanem Ryszewskim):
• kryterium znaczenia twórcy zespołu,
• znaczenie historyczne twórcy zespołu,
• kryterium wartości informacyjnej dokumentacji wytworzonej przez danego twórcę,
• kryterium niepowtarzalności informacji,
• kryterium niepowtarzalności tekstów,
• kryterium typowości,
• kryterium unikatowości,
• kryterium dawności dokumentacji,
• kryterium stopnia zachowania materiałów archiwalnych.
Obok kryteriów selekcji istotne są także metody przeprowadzania selekcji dokumentacji. W tym zakresie istnieją trzy ogólne zasady:
• selekcja twórców zespołów przed samą selekcją dokumentacji,
• wieloetapowość selekcji, czyli jej przeprowadzanie na każdym etapie narastania i archiwizacji dokumentacji,
• kompleksowa ocena wartości dokumentacji, obejmująca całą dokumentację twórcy zespołu, z uwzględnieniem jego związków z innymi instytucjami, z którymi współpracował i które stanowiły jego otoczenie.
W Polsce nadzór nad narastającym zasobem archiwalnym wykonywany jest przede wszystkim poprzez wyselekcjonowanie spośród wszystkich urzędów, instytucji i przedsiębiorstw pewnej liczby najważniejszych i najbardziej reprezentatywnych jednostek organizacyjnych, których dokumentacja ma po selekcji wejść do historycznego zasobu archiwów państwowych. Przepisy ustawy archiwalnej ograniczyły - w stosunku do okresu sprzed ustawy - pole działania archiwów państwowych tylko do organów państwowych i państwowych jednostek organizacyjnych oraz organów jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych. Nie oznacza to jednak, że archiwa państwowe nie gromadzą dokumentacji niepaństwowych jednostek organizacyjnych.
Zasady prawidłowej selekcji instytucji ustala Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych, a poszczególne archiwa państwowe opracowują i bieżąco prowadzą wykazy takich instytucji na swoim terenie działania. Od 2002 roku wykazy te prowadzone są w formie elektronicznej bazy danych o nazwie NADZÓR.
Archiwa państwowe w ramach nadzoru nad archiwami zakładowymi wyselekcjonowanych instytucji wykonują następujące czynności:
• przeprowadzają systematyczne kontrole archiwów zakładowych, tzw. kontrole archiwalne,
• opiniują i uzgadniają przepisy kancelaryjne i archiwalne,
• przeprowadzają ekspertyzy dokumentacji w archiwach zakładowych i składnicach akt oraz wyrażają zgodę na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych,
• szkolą archiwistów zakładowych i personel biurowy,
• współpracują z państwowymi i samorządowymi jednostkami organizacyjnymi w zakresie odpowiedniego przygotowania i systematycznego przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego.
Archiwa państwowe prowadzą pełną dokumentację każdego archiwum zakładowego, przechowują w niej: protokoły kontroli archiwalnych z zaleceniami, przepisy kancelaryjne i archiwalne, dane organizacyjne, spisy akt znajdujących się w archiwum zakładowym, spisy akt wybrakowanych, korespondencję.
PROBLEMY WARTOŚCIOWANIA. DOKUMENTACJA MASOWA
masowość dokumentacji:
• występowanie dużej ilości dokumentacji
• występowanie w wielu egzemplarzach
dokumentacja masowa- jednorodny rodzaj dokumentacji występującej w dużej ilości
metody wartościowania akt osobowych:
• sampling- statystyczne metody selekcji akt (przypadkowa reprezentatywna, wg daty urodzenia-próba losowa).
• zasada D,O,T- przejmowanie akt osób o nazwiskach na te litery
• listy sprawdzające- katalog kryteriów aby wytypować akta do wieczystego przechowania
WNIOSKI
– tendencja do zachowania części dokumenatcji akt osobowych, stanowiącej socjologicznie reprezentatywny przekrój zatrudnionuch.
– utrata ich wartości informacyjnej na rzecz formalizacji
– całowita kasacja pewnych grup akt na rzecz kompleksowego zachowania innych, brak wartościowania
– najbardziej rozpowszechniona metoda statystyczna selekcji wg pierwszej litery nazwiska- ale nie spełnia wymogu reprezentatywności
– czy nie zostaną utracone bezcenne źródła historyczne na rzecz ograniczenia przyjęć?
Any29