dokumentacja_przykłady.pdf

(284 KB) Pobierz
204
Rozdział 6. Zadanie audytowe i jego realizacja
Bieżące akta
obejmują dokumenty związane z przebiegiem i wynikami po-
szczególnych zadań audytowych. Są one gromadzone oddzielnie dla każdego za-
dania audytowego. Składają się na nie następujące dokumenty
9
:
dokumenty zgromadzone przed rozpoczęciem zadania audytowego,
dokumenty związane z przygotowaniem programu zadania audytowego,
program zadania audytowego,
protokoły z narad,
imienne upoważnienie do przeprowadzenia audytu wewnętrznego,
dokumenty sporządzane przez audytora wewnętrznego oraz dokumenty otrzy-
mane od osób trzecich w trakcie przeprowadzania audytu wewnętrznego,
notatki informacyjne z czynności sprawdzających,
dokumenty robocze sporządzane przez audytora wewnętrznego w trakcie prze-
prowadzania audytu wewnętrznego,
oświadczenia pracowników złożone w trakcie prowadzenia zadania audyto-
wego,
sprawozdanie z przeprowadzenia audytu wewnętrznego,
inne dokumenty istotne dla realizacji audytu wewnętrznego.
Wszystkie dokumenty powinny być oznaczone i archiwizowane w danej jed-
nostce sektora
fi
nansów publicznych w sposób zgodny z obowiązującymi przepi-
sami. Dokumentację z danego roku archiwizuje się dla całego roku pod wspólnym
numerem archiwalnym odpowiadającym sygnaturze zawartej w planie audytu na
dany rok.
6.4. Dokumentacja robocza zadania
audytowego – studium przypadku
Studium przypadku dotyczy zadania audytowego „Ocena wystawiania, obiegu
i kontroli dokumentów księgowych”.
Organizacja obiegu dokumentów księgowych stanowi istotny element or-
ganizacji rachunkowości w jednostce. Od właściwej organizacji obiegu doku-
mentów zależy bowiem kompletne i terminowe dostarczanie dokumentów do
działu rachunkowości, gdzie są one podstawą czynności ewidencyjno-rozlicze-
niowych. Dokument księgowy od momentu jego wystawienia do momentu jego
zaksięgowania i archiwizowania przechodzi przez kolejne ogniwa
fi
rmy, które
dokonują na nim różnych czynności
10
. Wszelkie nieprawidłowości w zakresie
A. Tyka,
Poradnik audytora wewnętrznego jednostek sektora
fi
nansów publicznych. Tryb po-
stępowania, dokumentacja,
ODDK, Gdańsk 2005, s. 15.
10
T. Kiziukiewicz,
Organizacja rachunkowości w przedsiębiorstwie,
PWE, Warszawa 2002,
s. 70.
9
Bożena Nadolna
205
obiegu dokumentów mogą powodować zakłócenia w funkcjonowaniu poszcze-
gólnych komórek w jednostce. W związku z tym w celu oceny prawidłowości
stosowanych procedur kontroli wewnętrznej w zakresie obiegu dokumentów
księgowych obszar ten należy poddać audytowi wewnętrznemu. Praktyczne
rozwiązanie zostanie przedstawione na przykładzie 6.2.
Przykład 6.2.
Założenia:
W jednostce sektora
fi
nansów publicznych przykładowa dokumentacja robo-
cza do zadania audtytowego „Ocena wystawiania, obiegu i kontroli dokumentów
księgowych” zawiera następujące pozycje:
a) program audytu wewnętrznego (por. tab. 6.8.),
b) protokół z narady otwierającej (por.tab. 6.9.),
c) kwestionariusz kontroli wewnętrznej (por. tab. 6.10.),
d) lista kontrolna (por. tab. 6.11.),
e)
ścieżka
audytu (por. schemat 6.5.),
f) protokół z narady zamykającej (por. tab. 6.12.).
Rozwiązanie przykładu 6.2.
Tabela 6.8.
Przykładowy program zadania audytowego w zakresie
„Ocena wystawiania, obiegu i kontroli dokumentów
księgowych w ……..”
11
Temat zadania audytowego
Numer zadania audytu
„Ocena wystawiania, obiegu i kontroli dokumentów
księgowych w …………………..”
7/2009
Łączna
liczba przyznanych dni 70 osobodni
Planowany termin sporządze- 10.03.2009
nia sprawozdania z przeprowa-
dzenia audytu
Planowany termin ogłoszenia
ostatecznego sprawozdania
z przeprowadzenia audytu
20.05.2009
Przykładowy program zadania audytowego znajduje się w rozdziale 4., ale w celu całościo-
wego udokumentowania przebiegu zadania audytowego „Ocena wystawiania, obiegu i kontroli
dokumentów księgowych w …..” zaprezentowano go ponownie.
11
206
Rozdział 6. Zadanie audytowe i jego realizacja
Temat zadania audytowego
Cel zadania audytowego
Zakres zadania audytowego
„Ocena wystawiania, obiegu i kontroli dokumentów
księgowych w …………………..”
Analiza i ocena obiegu dokumentów księgowych w jednostce.
1. Sprawdzenie, czy w jednostce istnieje „Instrukcja wystawia-
nia, obiegu i kontroli dokumentów księgowych”.
2. Kontrola prawidłowości i aktualności wykazanych w in-
strukcji komórek i stanowisk zaangażowanych w obieg
dokumentów.
3. Ocena zgodności z instrukcją kompetencji do zatwierdzania
i kontroli dokumentów pod względem formalnym, rachun-
kowym i merytorycznym.
4. Ocena zgodności z instrukcją wykazywanych doku-
mentów, wystawiania druków
ścisłego
zarachowania,
dowodów zastępczych oraz ilości kopii poszczególnych
dokumentów.
5. Sprawdzanie przestrzegania zasad wystawiania i przyjmo-
wania poszczególnych rodzajów dowodów.
6. Ocena terminowości obiegu dokumentów przez poszczegól-
ne komórki wraz z terminami ich księgowania.
7. Kontrola przestrzegania zasad archiwizowania dokumentów.
8. Analiza i porównanie obowiązujących zasad obiegu doku-
mentów w poszczególnych jednostkach.
1. Badanie dokumentów
źródłowych
i instrukcji obiegu doku-
mentów księgowych.
2. Rozmowy z pracownikami poszczególnych działów odpo-
wiedzialnymi za dany obszar.
3. Obserwacje.
4. Badanie istniejących mechanizmów kontrolnych.
1. Ryzyko braku procedur w postaci „Instrukcji wystawiania,
obiegu i kontroli dokumentów księgowych”.
2.Nieprzestrzeganie zasad zawartych w instrukcji.
3. Brak jednolitych zasad obiegu dokumentów w poszczegól-
nych jednostkach.
Metodyka audytu
Analiza ryzyka i kontroli
wewnętrznej
Planowany czas trwania zada- 70 osobodni
nia audytowego
Audytorzy wykonujący audyt
Uwagi
Podpis audytora
Data i miejsce podpisania
Źródło:
Opracownie własne.
Kowalski Benedykt, Jankowiak Igor
Zwrócić uwagę na zbyt długie przetrzymywanie dokumentów
w poszczególnych komórkach jednostki.
Szczecin, 23.11.2009
Bożena Nadolna
207
Tabela 6.9.
Przykładowy protokół z narady otwierającej dotyczący
zadania audytowego „Ocena wystawiania, obiegu
i kontroli dokumentów księgowych w ….”
Nr ref.
Protokół z narady otwierającej
Temat i numer zadania 7/2009 „Ocena wystawiania, obiegu i kontroli dokumentów
audytowego
księgowych w ……………”.
Nazwa audytowanej
komórki
Termin narady
Cel narady
Cała jednostka
2009–02–12
1. Omówienie podstawowego zakresu zadania audytowego:
– sprawdzanie zgodności z przepisami prawa bilansowego, ustawy
o finansach publicznych oraz przepisami podatkowymi zasad
ujętych w instrukcji obiegu dokumentów księgowych,
– kontrola przestrzegania przez poszczególne komórki organizacyj-
ne zasad obiegu dokumentów księgowych zawartych w instrukcji
obiegu dokumentów.
2. Prezentacja celu audytu
– ocena prawidłowości instrukcji obiegu dokumentów księgowych.
– ocena przestrzegania przez poszczególne komórki zasad zawar-
tych w instrukcji obiegu dokumentów.
3. Założenia organizacyjne
– przedstawiono harmonogram realizacji prac audytorów,
– uzgodniono,
że
co dwa tygodnie w
środę
o godz.10.00 odby-
wać się będzie spotkanie zespołu przeprowadzającego audyt
z kierownikami poszczególnych wydziałów w celu omówienia
postępu prac i problemów związanych z przeprowadzanym
badaniem,
– ustalono terminy sporządzania:
a) raportu wstępnego – 18.04.2009,
b) raportu końcowego – 5.05.2009,
– wyznaczono do współpracy z audytorami kierowników poszcze-
gólnych wydziałów oraz przedstawiciela kierownika jednostki
Jacka Nowaka,
– uzgodniono,
że
wszelkie kontakty audytora z współpracującymi
osobami z ramienia jednostki będą się odbywały drogą telefo-
niczną lub za pomocą poczty elektronicznej.
208
Rozdział 6. Zadanie audytowe i jego realizacja
Przedstawiciele audy-
towanej jednostki
Jan Nowacki – kierownik jednostki
Joanna
Śliwocka
– kierownik
Agata Jabłoński
Jacek Nowak
Leonard Zawada
Audytorzy
Jerzy Niezawisły
Przemysław Kapnik
Źródło:
Opracowanie własne.
Tabela 6.10.
Kwestionariusz kontroli wewnętrznej dotyczący zadania
„Ocena wystawiania, obiegu i kontroli dokumentów w …………”
Kwestionariusz kontroli wewnętrznej
Zadanie audytowe: 7/2009 „Ocena wystawiania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych
w ……………………….”
Wyszczególnienie
1. Czy w jednostce jest opracowana „Instrukcja wystawiania, obiegu
i kontroli dokumentów księgowych”
2. Czy instrukcja zawiera:
a) w części ogólnej:
– wykaz komórek i stanowisk zaangażowanych w obieg dokumentów,
– określenie kompetencji do akceptacji określonych dowodów
i zawartych w nich dyspozycji,
– zasady przyjmowania, wystawiania i kontroli dowodów księgowych
z podaniem upoważnionych do tego komórek i stanowisk,
– wykaz dowodów księgowych stosowanych w jednostce,
druków
ścisłego
zarachowania i druków zastępczych,
– określenie ilości kopii poszczególnych dowodów własnych,
– wykaz osób upoważnionych do kontroli poszczególnych
dokumentów,
– wykaz osób upoważnionych do zatwierdzania dokumentów,
– przebieg operacji gospodarczych z poszczególnych dziedzin,
– obieg dokumentów według rodzajów operacji gospodarczych
od momentu przyjęcia/ wystawienia do momentu ujęcia
w ewidencji i archiwizowania;
b) w części szczegółowej:
Tak
Nie
Uwagi

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika:

Zgłoś jeśli naruszono regulamin