Wyposażenie techniczne recepcji:
· komputery - na każdym wydzielonym stanowisku, służą do szybkiej ewidencji gości, kontroli rachunków i obciążeń poszczególnych pokoi, informują o stanie zajętości lub przygotowania pokoi, niesłychanie ułatwiają pracę zwłaszcza w hotelach o pojemności recepcyjnej powyżej 50 pokoi, ilość komputerów uzależniona jest oczywiście od wielkości obiektu, nie mniej niż przynajmniej jeden z dostępem do Internetu i poczty e-mail jest obecnie wręcz niezbędny,
· telefony i telefaksy konieczne do szybkiej komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, dostęp gości do telefonu w recepcji lub jej bliskim otoczeniu jest wręcz wymagany ustawą,
· terminal kart płatniczych, kolejny element wyposażenia znajdujący się na liście wymogów kategoryzacyjnych dla hoteli, który umożliwia płatność za usługi międzynarodowymi kartami kredytowymi lub płatniczymi,
· kasa fiskalna rejestrująca sprzedaż hotelu do celów ewidencji skarbowo- fiskalnych, jej wyświetlacz zgodnie z wymogami powinien być widoczny dla gości, oczywiście kasa jest obowiązkowa w każdym hotelu,
· drukarki, umożliwiają wydruk listy przyjazdów na dzień bieżący, faktur VAT, zestawień i innych raportów księgowych,
· klucznica, która najczęściej ukryta przed ciekawym spojrzeniem gości służy do przechowywania kluczy do mieszkalnych i technicznych jednostek hotelowych oraz korespondencji dla gości, powinna być umiejscowiona w zasięgu ręki i wzroku recepcjonisty, niesamowicie usprawnia wydawanie kluczy i pomaga w szybkiej kontroli właściwego stanu ilościowego kluczy, niezbędna jest w każdym, nawet najmniejszym hotelu,
· grafik dysponenta to schemat pokoi hotelowych rozrysowany na kartce papieru, na którym każdej nocy nanoszone są oznaczenia zajętości pokoi z datą wyjazdu, grafik taki jest niezbędny w przypadku awarii systemów informatycznych, pozwala bowiem szybko zidentyfikować pokój przygotowany do sprzedaży jeśli komputery odmówią posłuszeństwa,
· centrala telefoniczna ewidencjująca i naliczająca koszty połączeń, od prostej małej skrzynki (przy kilku aparatach telefonicznych w hotelu) po skomplikowane i rozbudowane centrale połączone z komputerem obsługujące nawet 700 aparatów i mogących jednocześnie odbierać kilka połączeń przychodzących z miasta, centrala powinna zapewniać bezkolizyjne połączenie z recepcją, potencjalny gość, którego telefon nie zostanie szybko odebrany może więcej już nie zadzwonić,
· centralka przeciw-pożarowa - informuje o ewentualnych zagrożeniach pożarowych na poszczególnych piętrach za pomocą sieci czujników dymu i jest zdalnie połączona z najbliższą jednostką straży pożarnej, gwarantuje bezpieczeństwo gościom zwłaszcza w wielkich budynkach, gdzie ewentualne zagrożenia pożarowe mogą być bardzo późno zidentyfikowane,
· system nagłaśniający, który umożliwia poinformowanie głosowe przez pracownika recepcji poszczególnych pięter lub całego obiektu o stwierdzonym zagrożeniu pożarowym lub innym,
· urządzenia do kodowania kart magnetycznych, jeśli takowe zastępują standardowe klucze od pokoi hotelowych, po wyjeździe gościa jego karta jest bezużyteczna, zamek automatycznie przekodowany, a następny gość otrzymuje zupełnie nowo zaprogramowaną kartę do otwierania drzwi wejściowych, w hotelach wyższej klasy karta jest również niezbędna do uruchomienia windy,
· sejf depozytowy to wymóg kategoryzacyjny nawet dla hoteli najniższej klasy, odpowiedzialność hotelarza za rzeczy pozostawione w pokoju jest ograniczona, stąd obowiązkiem hotelu jest zapewnienie dostępu do sejfu w recepcji lub skrytek depozytowych w oddzielnym, monitorowanym pomieszczeniu,
· ewentualnie napadowy system łączności radiowej, uruchamiany w przypadku napadu lub innych niebezpieczeństw, jest zalecany, ale nie obowiązkowy, zapewnia bezpieczeństwo pracownikom recepcji zwłaszcza w hotelach nie objętych całodobową ochroną i monitoringiem,
· zespół funkcjonalnych szafek umiejscowionych pod ladą wewnątrz recepcji do przechowywania najważniejszych dokumentów i materiałów, niezbędne informatory, mapy lub inne dokumenty księgowe z danej doby muszą być „pod ręką” recepcjonisty,
· odpowiednio zabezpieczona przed niepowołanymi kasetka na środki pieniężne lub specjalna szuflada - w recepcjach hoteli zwłaszcza ekskluzywnych utarg całodzienny wraz z walutami obcymi może osiągać wartość dziesiątek tysięcy, stąd konieczne jest właściwe zabezpieczenie utargu, dodatkową ochroną jest wypłata co kilka godzin części zebranej gotówki do głównej księgowości,
nataly1989