zasady przeprowadzania audytu zewn. projektów z EFS.doc

Zasady przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach VI, VII, VIII i IX Priorytetu PO KL

1.       Definicja i cel audytu zewnętrznego

Celem przeprowadzenia audytu zewnętrznego jest zwiększenie pewności beneficjenta oraz instytucji wypłacającej środki, że projekt jest realizowany prawidłowo.

Audyt zewnętrzny oznacza, co do zasady, audyt wykonywany przez podmiot zewnętrzny niezależny od jednostki audytowanej. Na potrzeby niniejszego dokumentu audytem zewnętrznym można nazwać zakres prac, których celem jest  uzyskanie dowodów pozwalających z dostateczną pewnością na jednoznaczną ocenę przez podmiot przeprowadzający audyt, czy realizacja projektu przebiega zgodnie z umową i wnioskiem o dofinansowanie projektu. Efektem audytu ma być uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowalne, a realizowany projekt jest zgodny z umową i wnioskiem oraz wydanie opinii w tym zakresie. W tym celu sprawdza się, czy działania,  których dotyczą poniesione wydatki rzeczywiście zostały zrealizowane, czy wnioski
o płatność są zgodne z wymaganiami zawartymi w umowie oraz czy są poparte odpowiednimi dokumentami finansowymi. Sprawdzenie to odbywa się poprzez badanie w szczególności, czy księgi rachunkowe (w części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją projektów) wraz z dowodami księgowymi, stanowiącymi podstawę dokonania w nich zapisów oraz wnioski o płatność sporządzone na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków (faktury i/lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej)  i sprawozdania z realizacji projektu odpowiadają we wszystkich istotnych aspektach wymogom programu oraz prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową projektu według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów.

Audyt zewnętrzny ma prowadzić do uzyskania podstaw do potwierdzenia wiarygodności danych, zarówno liczbowych jak i opisowych, zawartych w przedstawionych przez beneficjenta dokumentach związanych z realizowanym projektem. Stwierdzenie wiarygodności danych może mieć charakter bezpośredni lub pośredni, przy czym bezpośrednie sprawdzenie obejmuje badanie ksiąg rachunkowych, a sprawdzenie pośrednie – badanie działającego u beneficjenta systemu kontroli wewnętrznej.

2.       Podmioty zobowiązane do przeprowadzenia audytu

Do przeprowadzenia audytu zobowiązane są wszystkie podmioty realizujące projekty w VI, VII, VIII
i IX Priorytecie PO KL z wyłączeniem:

1)      Powiatowych Urzędów Pracy

2)      IP oraz IP2 realizujących projekty własne

3.       Obowiązek przeprowadzenia audytu ze względu na wielkość projektu

Obowiązek przeprowadzenia audytu zewnętrznego nakłada się na beneficjentów w zakresie realizacji projektów na następujących zasadach:

1)      gdy całkowita wartość projektu wynosi co najmniej 750 tys. PLN

2)      gdy całkowita wartość kilku projektów realizowanych przez Beneficjenta w ramach Priorytetu wynosi co najmniej 1 mln PLN.

W przypadku realizowania kilku projektów o łącznej wartości równej lub przekraczającej 1 mln PLN należy przeprowadzić audyt dla tego projektu, którego wartość – po zsumowaniu z łączną wartością poprzednich projektów, powoduje osiągnięcie lub przekroczenie kwoty 1 mln PLN. Każdy następny projekt składany przez tego samego beneficjenta będzie musiał podlegać audytowi. W przypadku, gdy beneficjent realizuje jednocześnie kilka projektów, to wystarczy, aby audytowany był jeden projekt – największy.

Obowiązek przeprowadzenia audytu dotyczy projektów realizowanych w ramach umów
o dofinansowanie zawartych przez Beneficjenta z Województwem Małopolskim - Wojewódzkim Urzędem Pracy w Krakowie. Przy kwalifikacji obowiązku przeprowadzenia audytu nie bierze się pod uwagę umów zawartych w ramach POKL z innymi Instytucjami Wdrażającymi/Instytucjami Pośredniczącymi w Polsce.

4.       Sposób realizacji audytu zewnętrznego projektów w ramach POKL

Audyt powinien obejmować przede wszystkim analizę dokumentacji oraz stosowanych procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do przekazywania i rozliczania otrzymanych środków, procedur akceptacji wydatków kwalifikowalnych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania oraz sprawozdawania realizacji projektu ze szczególnym uwzględnieniem realizacji przyjętych celów projektu i realizacji postanowień umowy o dofinansowanie projektu.

Minimalny zakres audytu powinien obejmować:

1)      sprawdzenie, czy Beneficjent realizuje projekt zgodnie z umową o dofinansowanie
i obowiązującymi przepisami prawa (w szczególności w zakresie prawa zamówień publicznych oraz ochrony danych osobowych);

2)      sprawdzenie, czy beneficjent wdrożył zalecenia przeprowadzonych kontroli oraz usunął nieprawidłowości, jeśli takie zostały wykryte;

3)      sprawdzenie, czy beneficjent posiada ścieżkę audytu w zakresie finansowo-księgowym,

4)      audyt poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, oceny kwalifikowalności kosztów, sposobu ich dokumentowania i prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej;

5)      sprawdzenie czy wydatki wykazane w dokumentach zostały rzeczywiście poniesione,

6)      sprawdzenie wniosków beneficjentów o płatność z księgami rachunkowymi beneficjenta
w części dotyczącej projektu;

7)      sprawdzenie wiarygodności sprawozdań z realizacji projektu przekazywanych przez beneficjenta;

8)      sprawdzenie sposobu promocji projektu;

9)      sprawdzenie sposobu przechowywania i archiwizacji dokumentacji zgromadzonej w ramach realizowanego projektu.

W przypadku, gdy nie są stosowane procedury ustawy Prawo Zamówień Publicznych, Beneficjent zobowiązany jest do sporządzenia dokumentacji z wyboru wykonawcy audytu i przechowywania jej wraz z całą dokumentacją projektu. Beneficjent ma obowiązek udostępniania w/w dokumentacji na wezwanie IP/ IP 2 lub okazania jej w trakcie kontroli projektu.   

Minimalne wymogi co do zakresu i sposobu przeprowadzenia audytu powinny być określone
w dokumentacji przygotowywanej przez beneficjenta w celu wyłonienia audytora zewnętrznego.

Podczas realizacji audytu powinna zostać zweryfikowana próbka ogółem poniesionych wydatków, pozwalająca wydać audytorowi wiążący raport w tym zakresie.

Zapis wskazujący standardy, na podstawie których przeprowadzono audyt , a także  próg istotności i poziom ufności należy zamieścić w raporcie z audytu. Listę dokumentów zweryfikowanych podczas audytu należy załączyć do raportu.

Zakres min. wymogów dotyczących  raportu z przeprowadzonego audytu opisano w pkt. 4 nin. Wytycznych.