wyt_sciezki_audy.pdf

(140 KB) Pobierz
SYSTEM ZARZ DZANIA I KONTROLI
FUNDUSZU SPÓJNO CI
WYTYCZNE DOTYCZ CE OPRACOWANIA CIE EK
AUDYTU ORAZ JEDNOLITEGO FORMATU ICH
PREZENTACJI
Ministerstwo Gospodarki i Pracy
Departament Koordynacji Funduszu Spójno ci
MARZEC 2005
SPIS TRE CI
1. DEFINICJA I CEL CIE KI AUDYTU
3
2. ORGANIZACJA CIE KI AUDYTU DLA FUNDUSZU SPÓJNO CI
1. O
BOWI ZEK SPORZ DZENIA CIE KI AUDYTU
2. W
YSTARCZAJ CA CIE KA AUDYTU
3. M
INIMALNA LISTA PROCESÓW
,
DLA KTÓRYCH NALE
3. FORMAT PREZENTACJI CIE KI AUDYTU
5
5
5
KI AUDYTU
. 6
7
Y OPRACOWA
CIE
4. WSPÓŁPRACA MI DZY INSTYTUCJAMI W PRZYGOTOWANIU I
AKTUALIZACJI CIE KI AUDYTU DLA FUNDUSZU SPÓJNO CI
9
Ministerstwo Gospodarki i Pracy
2
1. DEFINICJA I CEL CIE KI AUDYTU
cie ka audytu
uproszczona
forma
zapisu
procedur
obowi zuj cych w wybranej komórce
organizacyjnej w ramach pojedynczego
procesu, graficznej (preferowane) lub
tekstowej formie, w celu uczynienia
audytowanego procesu jasnym i łatwym do
prze ledzenia.
Procedura
Proces
tryb post powania w sprawie danego typu;
prawidłowy tok załatwiania sprawy
Uporz dkowany logicznie ci g działa ,
decyzji i uzgodnie , których efektem jest
powstanie pewnej warto ci dodanej w postaci
daj cej si okre li zmiany w rodowisku
zewn trznym, któr okre la si efektem pracy
jednej lub kilku komórek organizacyjnych.
Prawidłowo skonstruowana cie ka audytu pozwala na prze ledzenie i ocen drogi
podejmowania decyzji lub załatwienia danej sprawy. Co do zasady, kolejnym działaniom
wykonywanym w ramach procesu towarzysz okre lone dokumenty, które s przedmiotem
analizy/modyfikacji w trakcie poszczególnych etapów procesu. Komórki organizacyjne
zaanga owane w proces tworz , w zakresie swoich obowi zków, pewn warto dodan ,
której rezultatem jest konkretna decyzja lub inny dokument finalny.
Prawidłowo sporz dzona cie ka audytu ma wskazywa :
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
działania,
które s wykonywane w ramach danego procesu. Pomijanie wybranych
czynno ci nawet, je eli nie towarzysz im elementy kontroli jest niedozwolone.
zleceniodawc działa
odbiorców działa
czas trwania działania
- terminy, ramy czasowe dla wykonania danego działania (je eli
jest to mo liwe)
dokumenty ródłowe (listy, wnioski i inne)
otrzymywane przez instytucje
adnotacje/wpisy,
które s opracowywane w ramach danego procesu oraz ich przepływ
pomi dzy podmiotami zaanga owanymi w dany proces
dokumenty wtórne
powstałe w ramach procesu (pisma wychodz ce, listy
sprawdzaj ce, notatki słu bowe, protokoły i inne)
miejsce przechowywania
ww. dokumentów (dokładny adres instytucji)
form przechowywania
ww. dokumentów
stanowisko słu bowe osoby
odpowiedzialnej za przechowywanie ww. dokumentów
systemy informatyczne
wspieraj ce realizacj procesu
punkty decyzyjne
(nale y uwzgl dni zarówno decyzje pozytywne, jak i negatywne);
procedury alternatywne
(przy zmianie toku załatwiania sprawy);
rodzaje i etapy
kontroli
ww. czynno ci lub dokumentów
Ministerstwo Gospodarki i Pracy
3
-
-
-
-
mechanizmy kontroli
(punkty kontrolne mog by zilustrowane jako towarzysz ce
punktom decyzyjnym);
podmioty
odpowiedzialne za ww. czynno ci, dokumenty oraz kontrole
kolejno
ksi gowania
na poszczególnych kontach (w przypadku przepływu rodków
finansowych),
wyci gi bankowe, faktury
itp. (przy diagramach ilustruj cych przepływy rodków
finansowych).
Prawidłowo sporz dzona cie ka audytu ma pozwoli na odtworzenie przez audytorów
przebiegu zachodz cych w danej jednostce procesów, na podstawie dost pnej w tej jednostce
dokumentacji. Innymi słowy ma ona umo liwi prze ledzenie drogi podejmowania
konkretnej decyzji lub załatwienia danej sprawy. Dobry opis procedury powinien pozwoli na
ocen przeprowadzenia tej procedury po dłu szym okresie czasu.
Nale y podkre li , i opis procedur zawarty w cie ce audytu nie musi by tak
szczegółowy, jak opisy zawarte w procedurach wewn trznych danej jednostki. Nie ma
przeszkód do zamieszczania w cie kach audytu odpowiednich odniesie
do
podr czników procedur wewn trznych lub u ywania opisów procedur z podr czników
wewn trznych.
Ministerstwo Gospodarki i Pracy
4
2. ORGANIZACJA CIE KI AUDYTU DLA FUNDUSZU SPÓJNO CI
1. Obowi zek sporz dzenia cie ki audytu
Konieczno stworzenia i aktualizowania wystarczaj cych cie ek audytu w instytucjach
zaanga owanych we wdra anie Funduszu Spójno ci wynika z przepisu art. 6 Rozporz dzenia
Komisji nr 1386/2002/WE z dnia 29 lipca 2002 r. ustanawiaj cego szczegółowe zasady
wykonania rozporz dzenia Rady nr 1164/94/WE w zakresie systemów zarz dzania i kontroli
pomocy przyznanej z Funduszu Spójno ci i procedury dokonywania korekt finansowych
(zwanego dalej rozporz dzeniem 1386/2002/WE).
2. Wystarczaj ca cie ka audytu
W odniesieniu do procesów zwi zanych z zarz dzaniem i kontrol Funduszu Spójno ci,
zgodnie z art. 6 ust. 2 rozporz dzenia 1386/2002/WE, cie ka audytu uznawana jest za
wystarczaj c w przypadku, gdy pozwala ona na:
-
uzgodnienie zbiorczych kwot zgłoszonych Komisji Europejskiej z pojedynczymi
zapisami wydatków i dokumentami potwierdzaj cymi, przechowywanymi na ró nych
szczeblach administracyjnych oraz przez podmioty odpowiedzialne za realizacj
projektów;
sprawdzenie rozdziału i przekazywania dost pnych funduszy wspólnotowych i
krajowych;
sprawdzenie prawidłowo ci dostarczonych informacji, dotycz cych realizacji projektu,
zgodnie z warunkami decyzji Komisji Europejskiej o dofinansowaniu ze rodków
Funduszu Spójno ci oraz celami wyznaczonymi projektowi.
-
-
Innymi słowy, przekazywane do Komisji Europejskiej informacje, zawieraj ce dane
dotycz ce wykorzystanych rodków pochodz cych z bud etu UE (wł czaj c w to zbiorcze
kwoty), powinny pozwala na odtworzenie procesu wydatkowania poszczególnych kwot.
Wymagania, co do informacji odno nie konkretnych projektów dofinansowywanych ze
rodków Funduszu Spójno ci, których spełnienie uwa a si za warunek konieczny istnienia
wystarczaj cej cie ki audytu, zawarte s w zał czniku nr 1 do rozporz dzenia
1386/2002/WE.
Zgodnie z art. 16 ust. 1 rozporz dzenia 1386/2002/WE dane dotycz ce projektów, o których
mowa w zał czniku 1 do tego rozporz dzenia, powinny by przechowywane w formie
elektronicznej. Systemem komputerowym zapewniaj cym spełnienie tego wymagania w
Polsce powinien by SIMIK. W zwi zku z tym opis cie ki audytu powinien zawiera
odpowiednie odno niki do tego systemu.
Dodatkowo, cie ka audytu powinna by wystarczaj ca do tego, aby zilustrowa logik
okre lonego procesu, nawet w sposób bardzo syntetyczny. Okre lenie, jak cie k audytu
nale y w danym przypadku uzna za wystarczaj c , nale y do kierownika jednostki
uczestnicz cej w systemie Funduszu Spójno ci.
Z uwagi na fakt, i cie ka audytu powinna ilustrowa cało danego procesu, realizowanego
na ró nych szczeblach, opracowanie prawidłowych cie ek audytu dla poszczególnych
procesów zwi zanych z zarz dzaniem i kontrol Funduszu Spójno ci wymaga współpracy
wszystkich instytucji zaanga owanych w dany proces.
Ministerstwo Gospodarki i Pracy
5

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika:

Zgłoś jeśli naruszono regulamin