Istota zarządzania informacją

•                     Zarządzanie informacją uznaje się za odrębną sferę zarządzania organizacjami

gospodarczymi działającymi w dynamicznie zmieniającym się środowisku. Wynika to z

następujących przyczyn:

–        Rosnącej roli informacji w sprawnej realizacji coraz bardziej złożonych procesów

gospodarczych.

–        Ogólnej tendencji wzrostu informacyjnej złożoności odwzorowania otaczającej nas

rzeczywistości i „świata”.

–        Szczególnego charakteru informacji jako czynnika produkcji.

–        Dynamicznego rozwoju technologii informatycznych i ich zastosowań w praktycznej

realizacji procesów informacyjnych.

•                     Racjonalne działania w sferze informacyjnej organizacji gospodarczych wymagają tworzenia odpowie

dnio zorganizowanych

struktur i systemów zarządzania organizacją.

Poziomy zarządzania

•                     Trzy poziomy zarządzania:

–        Strategiczny, obejmujący działania długookresowe

–        Taktyczny, dotyczący działań średniookresowych

–        Operacyjny, obejmujący działania bieżące.

•                     Na każdym poziomie zarządzania organizacją problemy

zarządzania informacją należy rozpatrywać w dwóch aspektach:

–        Statycznym, tj. zarządzania zasobami informacyjnymi

–        Dynamicznym, tj. zarządzania procesami informacyjnymi.

–        Ujęcie statyczne i dynamiczne wzajemnie się uzupełniają,

ich logiczne rozdzielenie ma istotne znaczenie w kompleksowej

analizie tak złożonych (wielowątkowych) zagadnień, jak zarządzanie

informacją.

Zarządzanie zasobami informacyjnymi

•                    Chodzi tu o ich planowanie, organizowanie oraz nadzorowanie i kontrolę

samych informacji. Wiąże się z zagadnieniami polityki informacyjnej, wymaganego

poziomu jakości informacji, polityki bezpieczeństwa informacji w kontekście technologii

informacyjnych.

Zarządzanie procesami informacyjnymi

•                     Wiąże się z planowaniem, organizowaniem oraz nadzorowaniem i kontrolą

faktycznej realizacji ciągów działań, składających się na procesy informacyjne i

wykorzystywane w nich technologie. Podstawowe procesy informacyjne dotyczą:

•                     Generowania i pozyskiwania informacji

•                     Gromadzenia i przechowywania informacji

•                     Przetwarzania informacji

•                     Emisji i dystrybucji informacji

Zarządzanie strategiczne informacją

•                      Wymaga określenia niezbędnych zmian w zasobach, procesach i technologiach

informacyjnych organizacji, jakie powinny nastąpić ze względu na strategię rozwoju

organizacji w dłuższych okresach czasu (2-3 lata). Zarządzanie strategiczne informacją

polega na planowaniu, organizowaniu i kontroli tych zmian. Jego celem w organizacji

jest planowanie wykorzystania informacji dla uzyskania przewagi konkurencyjnej na

rynku. Informacje w kreatywnej ich roli rozpatruje się jako element strategii poprawy

pozycji firmy na rynku. Wymaga to opracowania określonej strategii informacyjnej

oraz strategii informatyzacji organizacji (jako elementu ogólnej strategii gospodarczej firmy)

prezentowanej formalnie w tzw. infoplanie (stanowiącym element biznesplanu).

•                      Zarządzanie strategiczne informacją wymaga zaangażowania (w jego realizację) osób

z najwyższego kierownictwa, które dysponują środkami finansowymi, niezbędnymi

tak na opracowanie propozycji, jak i realizację przedyskutowanych i przyjętych do

ealizacji strategii: informacyjnej i informatycznej.

Zarządzanie taktyczne informacją

•                     Dotyczy realizacji średniookresowych (do 1 roku) celów i zadań realizacji polityki informacyjnej

organizacji. Polega na zarządzaniu eksploatacją systemów informacyjnych, w tym:

–        Zarządzaniu technologiami (zmiany niezbędne ze względu na zmieniające się w

czasie potrzeby organizacji, postęp techniczno-technologiczny w otoczeniu organizacji

oraz środkach i technologiach informacyjnych i informatycznych)

–        Zarządzaniu procesami informacyjnymi (sterowanie strumieniami informacji)

–        Zarządzaniu zasobami informacyjnymi (spójnością informacji, ich jakością, bezpieczeństwem itp.).

•                     Zarządzanie taktyczne informacją dotyczy planowania, organizowania i kontroli niezbędnych

zmian w eksploatowanych już systemach informacyjnych.

Zarządzanie operacyjne informacją

•                      Wiąże się z planowaniem, organizowaniem, realizacją i kontrolą wykonania bieżących prac w zakresie obsługi informacyjnej organizacji (w tym dostępu do informacji) i bieżącego (codziennego) administrowania informacjami, w sposób zapewniający właściwą jakość, spójność i bezpieczeństwo (w tym zachowanie poufności) informacji.

•                      Uwzględnienie zakresu (zbiór zasobów podlegających zarządzaniu: zasoby, procesy i technologie informacyjne), horyzontu czasowego zarządzania (zarządzanie operacyjne, taktyczne i strategiczne) oraz funkcji zarządzania informacjami (planowanie, organizowanie, kontrola itp.) prowadzi do możliwości zdefiniowania wielowymiarowej przestrzeni zarządzania informacją (PZI). Przestrzeń tę można określić w postaci iloczynu kartezjańskiego:

                                          PZI = X(Z, P, TI, E, t)

              Gdzie:

              PZI – przestrzeń zarządzania informacją,

              X – znak iloczynu kartezjańskiego na elementach wymienionych w nawiasach

              Z – zasoby informacyjne

              P – procesy informacyjne

              TI – technologie informacyjne

              F – funkcje zarządzania (planowanie, organizowanie, kontrola itp.)

              t – horyzont czasowy zarządzania (operacyjne, taktyczne, strategiczne)

Przestrzeń PZI

•                    Przestrzeń PZI jest swoistą „mapą zadań i problemów”. Każdy punkt, tak zdefiniowanej przestrzeni zarządzania informacją, jest konkretnym zadaniem odnoszącym się do konkretnego zasobu, w określonym horyzoncie czasowym, w kontekście określonej funkcji zarządzania.

•                    Problematyka zarządzania informacją jest bardzo rozległa i złożona.

Potrzeby informacyjne – luka informacyjna

•                      „jakość życia jednostek i społeczeństwa zależy przede wszystkim od jakości przyswajanych i wykorzystywanych informacji (…) Mówi się, że informacja może czasem zastąpić inteligencję, choć inteligencja nie może zastąpić informacji (…) Tylko ignorant sądzi, że ma dość informacji, by opiniować, choć ich nie ma, i tylko głupiec sądzi, że sam dla siebie jest wystarczającym źródłem informacji” [S.Garczyński]

•                      Potrzeby informacyjne to termin określający informacje potrzebne dla użytkownika U w jego codziennej działalności gospodarczej lub ze względu na jego zainteresowania pozaekonomiczne. Są one kształtowane przez dwa podstawowe czynniki:

–        Rodzaj rozwiązywanego zadania Q

–        Wiedzę i doświadczenie człowieka (użytkownika U)

•                      Potrzeby informacyjne można podzielić na dwa podzbiory:

–        Podzbiór Iu informacji potrzebnych do rozwiązywania Q, lecz już dostępnych użytkownikowi

–        Podzbiór L takich informacji, które są potrzebne i nie są bezpośrednio dostępne.

•                      Kształtowanie się potrzeb informacyjnych można zilustrować za pomocą schematu:

                                          <U,Q,M> Þ I Þ Iu È L

Gdzie:

U – użytkownik poszukujący informacji

Q – zadanie (problem) rozwiązywany przez U

M – metody, które U zamierza zastosować do rozwiązania Q

I informacje potrzebne dla U do rozwiązania Q przy zastosowaniu metod M

Iu – informacje, które U już ma

L – informacje potrzebne do rozwiązania Q i których U nie ma

Luka informacyjna

•                      Do najważniejszych cech zbioru L (luka informacyjna) zalicza się:

•                      Luka jest zawsze „czyjąś” luką. Nie można jej badać w oderwaniu od konkretnego użytkownika i rozwiązywanych przez niego problemów.

•                      Zmienność w czasie: czas, z jednej strony, może wpłynąć na treść i uwarunkowania rozwiązania Q, z drugiej zaś, zmienia zasoby wiedzy użytkownika U, co ma bezpośredni wpływ na jego zapotrzebowanie na nową informację.

•                      Rozmytość granic zbioru L. Tylko w wyjątkowych sytuacjach można jednoznacznie określić rodzaj informacji potrzebnych do rozwiązania Q. sytuacja taka ma miejsce, kiedy problem Q daje się rozwiązać na podstawie określonego algorytmu, który nie tylko jednoznacznie wyznacza rodzaj i kolejność działań, lecz także dokładnie wskazuje argumenty (informacje), które muszą być podane.

•                      Luka L to zbiór potrzebnych, lecz nieznanych informacji, zróżnicowanych pod względem treści, wzajemnie powiązanych wielorakimi relacjami, wynikającymi z wewnętrznego modelu informacyjnego jaki użytkownik ma na temat problemu Q.

•                     Lukę informacyjną można podzielić na dwa podzbiory:

–        Podzbiór Lk informacji koniecznych

–        Podzbiór Lp informacji pożądanych (uzupełniających).

•                     Im wyższe mogą okazać się straty z powodu podjęcia błędnych decyzji spowodowanych brakiem informacji, tym bardziej zasadne staje się dążenie do powiększenia zbioru Lk.

•                     Pozyskanie informacji wypełniających lukę wiąże się z ponoszeniem odpowiednich kosztów: im luka jest obszerniejsza, tym koszty będą rosły wraz z dążeniem do zwiększenia stopnia ich wypełnienia. Od pewnego momentu ponoszenie dalszych kosztów może stać się nieopłacalne.

Badanie potrzeb informacyjnych

•                     Zbadać potrzeby informacyjne to:

–       Ustalić rodzaj potrzebnych informacji

–       Ustalić pożądane cechy jakościowe, z ewentualną ich charakterystyką ilościową

–       Ustalić cykliczność potrzeb i ich intensywność

–       Określić stopień niezbędności informacji

–       Określić dające się przewidzieć zmiany w zakresie tych potrzeb w czasie

–       Ustalić przewidywane grupowania i przekroje wyników

Psychologowie potrzeby informacyjne traktują jako skutek właściwości człowieka ze względu na prestiż, szacunek, potrzebę samorealizacji.

Badanie potrzeb informacyjnych wymaga zwrócenia uwagi na kilka istotnych zagadnień:

–         Określenie zakresu tematycznego potrzebnych informacji: zaleca się, aby został on zbadany jak najdokładniej, ponieważ warunkuje to możliwość dokładnego ustalenia innych czynników wpływających na określenie luki L. zakres tematyczny wyznaczany jest przede wszystkim przez dane P i X, a także przez czas t.

–         Ustalenie niezbędnego poziomu jakości informacji. Celowe i konieczne jest dążenie do ilościowej oceny tej jakości. Ostateczna ocena w sprawie jakości może być podjęta, jeżeli z góry zostaną ustalone kryteria jej weryfikacji, w przeciwnym przypadku opinie mogą być wyłącznie subiektywne.

–         Określenie sposobów przekazywania informacji użytkownikowi. Może to mieć istotne znaczenie zarówno pod względem czasu uzyskania przez użytkownika potrzebnych mu informacji, jak i zdeterminuje formę jej przekazu.

–         Określenie ilości informacji pod względem fizycznym. Jedną z ważnych cech każdego systemu informacyjnego jest to, aby użytkownik utrzymywał tylko te informacje, jakie są mu potrzebne.

Metody badania PI

•                      Analiza funkcji i realizowanych zadań i na tej podstawie normatywne oszacowanie potrzeb

•                      Obserwacja zachowań użytkownika i zgłaszanych przez niego potrzeb dotychczasowych

•                      Wywiad i dyskusje

•                      Analiza dzienników zawierających zapisy dotyczące pojawiających się problemów, którymi zajmuje się użytkownik

•                      Wstępna oferta, czyli wystąpienie do użytkownika z pewnymi propozycjami wstępnymi, które może on skorygować zgodnie z własnymi ocenami.

Uwaga: ze względu na trudności w jednoznacznym ustalaniu potrzeb (luki L) zaleca się stosowanie przynajmniej dwóch różnych sposobów. Ocenia się, że wywiady i kwestionariusze długo będą stosowane jako podstawowe techniki badania potrzeb informacyjnych.

Zarządzanie spójnością informacji

•                     Spójność informacji jest warunkiem koniecznym dla zapewnienia:

–       Sprawności działania pojedynczego systemu i dostosowania jego możliwości do potrzeb użytkowników (celów i zadań, które system powinien z założenia spełniać)

–       Możliwości współpracy różnych systemów, które z określonych względów powinny ze sobą współpracować

–       Możliwość korzystania przez użytkowników z wzajemnie uzupełniających się informacji zawartych w różnych systemach informacyjnych.

...