MATERIAŁY DLA UCZESTNIKÓW SZKOLENIA

PRACOWNIK BIUROWY

LUBLIN 2018

SPIS TREŚCI

POJĘCIA              3

DOKUMENTY OKREŚLAJĄCE ORGANIZACJE PRACY              3

CZYNNIKI WARUNKUJĄCE ORGANIZCJĘ PRACY I PRZYGOTOWANIE DOKUMENTÓW              4

ORGANIZACJA PRACY – CZYNNIKI              5

SPORZĄDZANIE DOKUMENTÓW I DOKUMENTACJI W ORGANIZACJI PRACY              5

DETERMINANTY DOBREJ ORAGANIZACJI PRACY BIUROWEJ              7

REGULAMIN ORGANIZACYJNY              8

PIERWSZY KONTAKT Z URZĘDEM              10

ORGANIZACJA PRACY PRACOWNIKOM URZĘDU              11

MOTYWACJA DO PRACY (WG ORGANIZACJI PRACY)              12

NAGRODA I KARA              13

JAK MOTYWOWAĆ SIĘ DO OSIĄGNIĘCIA LEPSZYCH WYNIKÓW W PRACY              14

POJĘCIA

URZĄD ADMINISTRACYJNY – (w świetle organizacji pracy) w znaczeniu ścisłym, oznacza zorganizowany zespół osób i środków materialnych przydatnych organowi do pomocy w wykonywaniu jego zadań i kompetencji (tzn. przydatne osoby i środki materialne przydać dać w używanie środków materialnych do realizacji i do wykonywania zadań).

Urzędem administracyjnym jest: urząd gminy, powiatu, także jednostki organizacyjne występujące pod innymi nazwami, np. biuro kancelaria (Sejm, Prezydent, ministrowie, pełnomocnicy rządowi itp.).

Od organu administracyjnego urząd ODRÓŻNIA SIĘ tym, że nie posiada własnych kompetencji, lecz wykonuje kompetencje „cudze” nie należące do organu administracyjnego.

Szczegółowe przygotowanie dokumentacji określające informacje, strukturę i zasady funkcjonowania, regulaminy, instrukcje, plany krótko i długoterminowe pracy. Sprawozdawczość, zasady finansowania, zatrudniania i wynagradzania pracowników – zależy od rodzaju administracji i zakresu jej działania.

ORGANIZACJA PRACY – jest to ciągły proces mający na celu utrzymanie sprawności, realizującą funkcję określonej jednostki administracyjnej lub zakładu pracy (napiszemy regulamin, obsadzimy stanowiska itp.).

TECHNIKI PRACY W ORGANIZACJI – narzędzia i metodyka ich stosowania w procesie organizacji i realizacji pracy (dobry proces organizacji, dobry proces realizacji).

DOKUMENTY OKREŚLAJĄCE ORGANIZACJE PRACY

1.     Ustawy – jako dokumenty wyższego rzędu.

2.     Zarządzenia – wydawane przez ministrów. Archiwizowane są wszystkie. Jest poleceniem i ma skutki prawne. Wykonuje się je wprost.

3.     Statuty – wydaje je organ założycielski. Nadaje konkretne prawa i obowiązki. W administracji nie trzeba wydawać statutu – są określone w ustawach.

4.     Plany pracy krótko i długoterminowe – …

5.     Regulaminy pracy – oparte na kodeksie pracy.

6.     Polecenia –

·         pisemne

·         ustne – (polecenie ustne potwierdzone dwustronnie jest ważne).

CZYNNIKI WARUNKUJĄCE ORGANIZCJĘ PRACY I PRZYGOTOWANIE DOKUMENTÓW

1. Rodzaje administracji:

·        PUBLICZNE – to organy administracji publicznej posiadające prawo wykonywania czynności w celu zaspakajania potrzeb zbiorowych i realizacji i realizacji celów o charakterze publicznym (zaspakajanie potrzeb zbiorowych – np. układ zbiorowy zaspakaja potrzeby zbiorowe).

·        PRYWATNA – (jest to administracja europejska) jest prowadzona przez jednostkę w związku z jej własnymi sprawami oraz sprawami osób trzecich.

Kryterium różnicowania administracji publicznej i niepublicznej jest więc kryterium – kto i w czyim celu działa!

·        ŚWIADCZONA – ma na celu poprawę życia obywateli poprzez bezpośrednie wsparcie finansowe i rzeczowe (pomoc socjalna) lub poprzez urządzenia publiczne (sztaby, szpitale itp.), pomoc społeczna i udzielanie informacji, świadczenia subwencji i dotacji, infrastruktura komunalna (drogi, place, parki itp.), przydział lokali mieszkalnych itp.

AKTY ADMINISTRACYJNE – jest to dowód działania organu lub osoby w jego imieniu:

-          Decyzje – obejmuje całą merytoryczną część dotyczącą danego problemu. Wydawana jest na podstawie przepisów. Musi być dodatkowe uzasadnienie tej decyzji. O zamiarze podjęcia decyzji osoba zainteresowana musi być powiadomiona.

-          Zezwolenia – różnica między decyzja a zezwoleniem; zezwolenie – wydawane jest też na podstawie przepisów, ALE jest to jednorazowa czynność.

-          Koncesje – jest upoważnieniem dla zainteresowanego; np. koncesja na sprzedaż alkoholu.

-          Ugody – musi zawierać podstawy prawne. Może być: krótko i długofalowa, pisemna, ustna.

-          Związki komunalne – (związki gmin) – powoływane są do realizacji pewnego celu np. wodociągi, drogi, szkoły, przedszkola. Mają własną (oddzielną) dokumentację.

-          rozkaz – 

-          nakaz –

-          Postanowienie – jest aktem administracyjnym – rygorystycznym w realizacji. Tworzymy dokumentację. Organ administracyjny ma prawo go wydawać.

-          Porozumienie –  jest wynikiem pewnej formy negocjacji.

ORGANIZACJA PRACY – CZYNNIKI

CZYNNIKI DETERMINUJĄCE ORGANIZACJE PRACY

1.     Statut jednostki administracyjnej – nie wszędzie statuty są.

2.     Regulamin organizacyjny – jest podstawowym wewnętrznym dokumentem. Jest własnością danej jednostki organizacyjnej. Wprowadzany w życie samodzielnie przez jednostkę. Na jego podstawie ustala się strukturę „obieg” dokumentów, obsadę kadrową, zakres i uprawnienia podejmowania decyzji, sprawozdawczość, archiwizację (organizację archiwum) (instrukcja – oddzielny przepis).

3.     Struktura zarządzania – wynika z regulaminu organizacyjnego:

·        Piony – powoływane są w „większych” administracjach zajmujących się różnymi sprawami; np. pion oświaty, ochrony zdrowia. Zarządzane przez upoważnioną osobę (np. zastępcy burmistrza każdemu przydziela się określone piony, …).

·        Wydziały – mają najczęściej uprawnienia do podejmowania decyzji. Na czele stoją dyrektorzy (naczelnicy). Decyzje mogą być wydawane TYLKO z upoważnienia np. prezydenta.

·        Działy – wydziały mogą być podzielone na działy są jednostkami i mają mniejszą strukturę. Nie mają prawa do podejmowania decyzji. Zajmują się przygotowaniem dokumentów.

·        Sekcje – są mniejsze – dochodzą tam dokumenty – monosprawy. Są reprezentacyjne, powoływane do rozwiązywania konkretnych spraw.

·        Samodzielne stanowiska – nie muszą być jednoosobowe.

4.     Regulaminy wydziałowe – opracowywane na podstawie regulaminu organizacyjnego danej jednostki. Jest dokumentem wewnętrznym wprowadzanym zarządzeniem przez dyrektorów. Obejmują:

·        obsada kadrowa,

·        organizację przepływu dokumentów,

·        organizację obsługi petentów,

·        organizację pracy poszczególnych stanowisk,

·        predyspozycje i umiejętności zatrudnionych (co się wymaga od pracownika na danym stanowisku pracy),

·        mierników efektywności pracy (ocena pracy powinna być zawarta w regulaminie pracy co posłuży do oceny pracownika).

SPORZĄDZANIE DOKUMENTÓW I DOKUMENTACJI W ORGANIZACJI PRACY

Pojęcia:

Dokument – jest to potwierdzenie tożsamości sprawy. Dotyczy jednego podmiotu.

Dokumentacja – informacja o podmiocie. Wszystko co jest związane z podmiotem.

Plik dokumentów

Akta sprawy – jest to pojęcie sądownicze, może wynikać z postępowania administracyjnego i sądowego. A sąd w danej sprawie jest podmiotem.

DOKUMENTY I DOKUMENTACJĘ SPORZĄDZAMY

1.   wg instrukcji – czyli przepisu na sporządzenie dokumentacji i dokumentów. Może to być instrukcja kancelaryjna, obiegu dokumentów, archiwizacji itp. Najczęściej sporządzane są na drukach zawierających treść do uzupełnienia, ALE nie wszystkie.

2.   wg regulaminów i zakresu współpracy stanowisk.

3.   dokumenty wewnętrzne

informacyjne - są to takie dokumenty, które służą danej instytucji i nie wychodzą na zewnątrz sporządzane na wewnętrzne potrzeby. Służą do przekazywania różnego rodzaju informacji. Do informowania nie trzeba mieć uprawnień jeśli stanowisko nie jest utajnione. Służy także do przekazywania informacji między sobą,

·        sprawozdawcze – np. sprawozdanie z kondycji finansowej,

·        finansowe – to dokumenty dotyczące skutków finansowania, przychodów i rozchodów danej instytucji,

·        zarządzenia – wydawany jest przez upoważnionego kierownika; np. zarządzenie, że takie i takie soboty są wolne od pracy lub zarządzenie mówiące o zakazie palenia papierosów w takich a takich miejscach. W dużych jednostkach administracyjnych – prawo do wydawania zarządzeń mają dyrektorzy pionów,…

·        kadrowe – dotyczą decyzji kadrowych, listy płac, urlopów, zwolnień lekarskich n upakowane są w teczkach kadrowych.

Archiwizowane są dokumenty:

-          zarządzenia,

-          dokumenty kadrowe.

Można archiwizować dokumenty finansowe na krótki okres czasu, max. 5 lat, chyba że wynika z potrzeby archiwizowania dłużej.

Pozostałe można zniszczyć po zakończeniu używania;  za wyjątkiem kiedy wiadomości znajdują się w sieci komputerowej a usunięcie tych informacji mogłoby zniszczyć inne dokumenty,

4.   dokumenty zewnętr...